WAŻNE INFORMACJE O TYM, ŻE PAŃSTWA DANE SĄ Z NAMI BEZPIECZNE

Kto jest administratorem Państwa danych osobowych?

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Państwa dane osobowe, jest DIM System Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Puławskiej 537, 02-844 Warszawa, zwana dalej Administratorem lub Spółką.

Kontakt z Administratorem

Adres kontaktowy we wszelkich sprawach dotyczących Państwa danych osobowych:

DIM System Sp. z o.o.
02-844 Warszawa
Puławska 537

e-mail:
iod@dimsystem.pl

Pochodzenie danych

Państwa dane osobowe pozyskaliśmy z:

  • ogólnodostępnych baz danych osobowych (KRS, REGON, CEIDG),
  • portali społecznościowych (LinkedIn, Facebook),
  • kontaktów podczas konferencji branżowych,
  • kontaktów bezpośrednich z Państwa przedstawicielami i pracownikami
  • oraz kontaktów zainicjowanych przez Państwa przedstawicieli/pracowników w formie wiadomości e-mail z prośbą o ofertę handlową.

Cel oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych przez Administratora

Państwa dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6. ust. 1. Lit f. rozporządzenia parlamentu Europejskiego nr 2016/679 z dnia 26 kwietnia 2016r. w oparciu o niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora.

Prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Administratora polegają na oferowaniu klientom i potencjalnym klientom produktów i usług za zakresu rozwiązań bezpieczeństwa teleinformatycznego, świadczeniu usług wdrożeniowych i/lub usług wsparcia technicznego dla produktów oferowanych przez Spółkę.

Ponadto odrębne przepisy wymagają od Administratora przetwarzania Państwa danych do celów podatkowych i rachunkowych.

Cel Wyjaśnienie Podstawa prawna Długość okresu przetwarzania danych
Przetwarzanie jest niezbędne do realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora Cele realizowane w ramach tzw. uzasadnionego interesu, powiązane z realizacją umów zawartych przez Państwa firmę/ organizację/pracodawcę ze Spółką, to:

  1. realizacja usług  które wynikają z zawartych umów,
  2. zapewnienie bezpieczeństwa  usług, które świadczy Spółka,
  3. prowadzenie działań marketingowych w tym prowadzenie marketingu bezpośredniego produktów i usług znajdujących się w ofercie Spółki, o ile wyraziliście Państwo taką zgodę,
  4. kontakt w celach związanych z dozwolonymi działaniami marketingowymi, poprzez dostępne kanały komunikacji, w szczególności przez e-mail oraz telefon, o ile wyraziliście Państwo taką zgodę,
  5. zapewnianie bezpieczeństwa w ramach powierzonych zadań przetwarzania (o ile takie zostały usankcjonowane oddzielnymi umowami), w szczególności zapobieganie nadużyciom,
  6. wewnętrzne cele administracyjne, analityczne i statystyczne.

Oceniając, czy wskazane cele są uzasadnione bierzemy pod uwagę m.in.

  1. wszelkie związki między celami, w których zebrano dane osobowe, a celami zamierzonego dalszego przetwarzania,
  2. kontekst, w którym zebrano dane osobowe, w szczególności relację między osobami, których dane dotyczą, a administratorem,
  3. charakter danych osobowych,
  4. ewentualne konsekwencje zamierzonego przetwarzania,
  5. istnienie odpowiednich zabezpieczeń.
podstawa prawna: Rozporządzenie, art. 6 ust. 1 lit. f) Do czasu istnienia prawnie uzasadnionych interesów Spółki stanowiących podstawę tego przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, nie dłużej niż przez okres 10 lat od dnia zakończenia realizacji usług wynikających z zawartych z Państwem umów.

–    W przypadku, gdy toczy się spór lub trwa postępowanie, w szczególności sądowe, okres przechowywania będzie liczony od dnia zakończenia sporu lub prawomocnego zakończenia postępowania.

Przetwarzane dane

  • Nazwa działalności gospodarczej / organizacji,
  • Adres siedziby,
  • Numer NIP,
  • Numer REGON,
  • Adresy e-mail osób odpowiedzialnych za kontakty handlowe i techniczne,
  • Telefony osób odpowiedzialnych za kontakty handlowe i techniczne,
  • Imię i nazwisko osób odpowiedzialnych za kontakty handlowe i techniczne,

Oraz dodatkowo na potrzeby wyjazdów zagranicznych na konferencje lub warsztaty branżowe:

  • Numer PESEL,
  • Numer dowodu osobistego i data ważności,
  • Numer paszportu i data ważności,
  • Adres zameldowania.

Dostęp do danych osobowych/udostępnianie i przekazywanie danych osobowych

Dostęp do Państwa danych osobowych możliwy jest jedynie przez uprawnionych pracowników/współpracowników Spółki w celach określonych w niniejszym dokumencie. Ponadto Państwa dane osobowe mogą zostać ujawnione:

  • na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania, dystrybutorom i/lub producentom sprzętu i oprogramowania znajdującego się w ofercie Spółki, celem realizacji przez nich zobowiązań związanych z utrzymaniem systemów informatycznych i/lub świadczenia usług gwarancyjnych oraz serwisowych dla sprzętu i oprogramowania,
  • na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania, klientom Spółki, celem udostępnienia im danych kontaktowych dystrybutorów i/lub producentów sprzętu i oprogramowania w związku z realizacją zobowiązań związanych z utrzymaniem systemów informatycznych i/lub świadczenia usług gwarancyjnych oraz serwisowych dla sprzętu i oprogramowania lub w celu uzyskania oferty handlowej,
  • organom administracji publicznej, instytucjom lub podmiotom trzecim, uprawnionym do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, np. Urząd Skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Sądy Powszechne, Prokuratura,
  • podmiotom przetwarzającym dane w celu zapewnienia zastępstwa procesowego np. kancelarie prawne.

Prawa osób, których dane są przetwarzane

  • Żądania od Administratora dostępu do Państwa danych osobowych,
  • Żądania od Administratora sprostowania Państwa danych osobowych,
  • Żądania od Administratora usunięcia Państwa danych osobowych po zakończeniu realizacji zawartej z Państwem umowy,
  • Żądania od Administratora ograniczenia Państwa danych osobowych,
  • Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych,
  • Przenoszenia Państwa danych osobowych,
  • Wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Z powyższych praw można skorzystać poprzez kontakt osobisty, elektroniczny pod niżej wskazane adresy:

Czas przechowywania i przetwarzania danych osobowych

Państwa dane osobowe przechowywane są przez Spółkę przez cały czas istnienia któregokolwiek z celów realizowanych w ramach tzw. uzasadnionego interesu. Dodatkowo dane mogą być przechowywane przez okres 10 lat od zakończenia obowiązywania umowy zawartej z Państwem, dla celów zapobiegania nadużyciom i oszustwom. Ponadto Państwa dane będą przechowywane przez okres uregulowany odrębnymi przepisami w celu spełnienia wymagań prawnych na okoliczność kontroli przez organy publiczne.

Zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych

Spółka nie przetwarza pozyskanych danych osobowych w sposób automatyczny, umożliwiający ich profilowanie.

Jak chronione są dane osobowe

Państwa dane osobowe chronione są przy użyciu niezbędnych i adekwatnych mechanizmów bezpieczeństwa z włączeniem szyfrowania, wykrywania prób nieautoryzowanego dostępu do danych oraz umożliwienie zaraportowanie ewentualnego naruszenia bezpieczeństwa tychże danych w czasie określonym przez właściwe rozporządzenie.